Project vs. procesresultaat
07 oktober 2021
Sinds enkele jaren maakt Yellax onderscheidt tussen project- en procesresultaat. We hebben met elkaar gekeken naar de ervaringen uit het verleden. En wat viel ons op? Project- en procesresultaat lopen af en toe ongemerkt door elkaar heen. Dat kan beter! We laten graag zien hoe en vooral waarom.
.
Projectresultaat: de scope die je binnen het gestelde budget en planning oplevert, conform de kwaliteit waarvoor je als organisatie staat.
Met projectmanagement kijken we naar doorlooptijd en tijd, bijvoorbeeld kortere inbedrijfsteltijden. Als je op één van de aspecten uitblinkt, bijvoorbeeld ‘binnen gestelde tijd’, is dat gigantische prikkel voor het uiteindelijke resultaat. Maar hoe pak je dat aan?
Het is belangrijk dat rollen helder belegt zijn. Projectmanagement is een onderdeel van risicomanagement. Daarnaast zijn informatiestromen en data van groot belang. Dat betekend dat er niet enkel gestuurd moet worden op de hoeveelheid documenten dat gereed is. Een document is alleen een verschijningsvorm van data en dit zegt niet veel over de kwaliteit van de benodigde gegevens. Er moet dus niet op basis van output gestuurd worden, maar op basis van projectinformatie op een bepaald moment in de tijd. Dit wordt vastgelegd in een gegevensbehoefteschema. bij het werken met een gegevensbehoefteschema ga je eerst op zoek naar wat je nog niet weet, anders stap je in de valkuil vast met detail engineering te starten de informatie die je denkt te weten. Tot slot moet je de klant goed kennen om hem te helpen bij het maken van keuzes omdat Industriële Automatisering meestal niet zijn domein is.
Met een evenwichtige benadering van de driehoek tijd, geld, kwaliteit bereik je het beoogde projectresultaat.
.
Procesresultaat: de efficiency en effectiviteit die je meet op een boekjaar of halfjaar. De aantoonbare bijdrage aan een ambitie van de organisatie.
Om je ambitie te realiseren moeten projecten beheerst uitgevoerd worden. Met voorspelbaarheid in je output en zo min mogelijk variatie in je eindresultaat. Dit maakt je betrouwbaar. En als je voorspelbaar wordt, word je betrouwbaar. Een ontzettend belangrijke waarde!
Maar let wel: processen zijn een middel, geen doel. Goed procesresultaat bereik je door efficiënt om te gaan met middelen en resources. Het zorgt ervoor dat je meer omzet kunt maken, met hetzelfde aantal mensen. En het leidt tot performanceverhoging aan het einde van het boekjaar, waarbij doorlooptijdverkorting vaak als belangrijkste voordeel benoemd wordt. Het is belangrijk om focus te hebben op samenhang, en de belangen af te wegen tussen klant en organisatie, ook als deze niet in het verlengde van elkaar liggen. Bovendien is flexibiliteit een voorwaarde voor het behalen van resultaat. Maar ook de juiste balans tussen project- en proces, met piketpaaltjes en korte termijnsuccessen. Daar helpt goed leiderschap bij.
.
Waarom maken we onderscheid tussen project- en procesresultaat?
Procesresultaat is een continue proces, projectresultaat is tijdgebonden. En dat laatste gaat samen met geld en kwaliteit. Projectorganisaties hebben daarom vaak geen focus op het proces. Een procesmatige inrichting wordt gezien als een verstoring voor projectmanagement, het kost geld wat niet gebudgetteerd is. Als je het proces niet goed hebt ingericht, zie je namelijk dat projecten chaotisch of niet goed verlopen.
.
Hoe maak je het onderscheid?
De ijzeren driehoek van tijd, geld en kwaliteit, wordt breed gezien als fundament voor projectmanagement of een projectresultaat. Hier wordt op gestuurd, maar met processen heb je het niet over de driehoek of vierkant. Hier draait het om woorden als: efficiënt, performance en effectiviteit. En dat zijn waardes die niet dominant zijn in een project.
.
Wat zijn de belangrijkste verschillen?
Een proces is continue, een project tijdgebonden. Het proces pas je keer op keer toe om een project voor te brengen. Projecten gebruik je om een procesverandering door te voeren. Je toetst de kwaliteit van een proces, terwijl het project het product van je procesinrichting is.
.
Waarom is het zo belangrijk dat deze resultaten niet door elkaar heen lopen?
Je toetst het één aan het ander en visa versa. Dat is een essentiële wisselwerking. Als er iets wordt vergeten, is het bijna altijd de proceskant. Iedere organisatie moet daarom ook focus hebben op het proces. Beide aspecten vragen vaak om andere mensen en indicatoren, het zijn andere dynamieken. Juist een splitsing hiervan leidt tot een aanpak die daadwerkelijk het verschil gaat maken.
.
Kortom: het is belangrijk om in elke fase het proces binnen het project te onderscheiden. Van ontwikkelfase tot uitvoerende fase. Met een evenwichtige benadering en samenhang van alle organisatieaspecten. Dat maakt ons werk uitdagend en leuk.