De contextanalyse: de start voor een toekomstbestendig efficiënt ontwerpproces
09 februari 2023
Zet de stip op de horizon! Een toekomstbestendig en efficiënt ontwerpproces? De Context Analyse is het startpunt om het ontwerpproces voor de lange-termijn naar een hoger niveau te tillen. Maar hoe dan precies?
Veel machinebouwers en system integrators vragen zich af: waar sta ik nu eigenlijk met mijn organisatie? Hoe verhoudt deze zich tot anderen? En, welke impact heeft mijn stip op de horizon voor de organisatie? Yellax zoekt continu naar het gewenste resultaat voor de klant, naar de juiste aanpak en de manier om samen het gewenste doel te bereiken. Op basis van deze behoeftes is de Context Analyse ontstaan. Het volwassenheidsmodel staat aan de basis van deze Context Analyse. We zullen hier in een andere blog dieper op ingaan.
Waarom Context Analyse
Zonder Context Analyse lopen verwachtingen al snel uit elkaar. Misschien verwacht je als klant een nieuwe klaar-voor-de-toekomst methodiek, maar is de engineer bezig om zo efficiënt mogelijk de projecten uit te voeren. Of borgen we een engineeringsmethodiek, terwijl het doel is de fouten in de software of elektrotechnische schema’s te verminderen. In de Context Analyse gaan we op zoek naar de huidige situatie (IST) en de gewenste situatie (SOLL). We bepalen de weg ernaartoe, als transitie of optimalisatie.
Transitie vs. optimalisatie
Optimalisatie is het uitlijnen en verbeteren van het ontwerpproces binnen één en dezelfde fase. Transitie is de stap naar een volgende fase. Een ander groot verschil is dat optimalisatie een verrijking is van de huidige werkwijze en een transitie vaak een ander ontwerpproces tot gevolg heeft.
Bij een transitie gaat het om een andere methodiek, waarde-beoordeling, visie of strategie. De nadruk verschuift meer naar borging, naar het maken van de juiste keuzes en het veranderen van de organisatie. Het heeft grotere impact en levert vooral een langere-termijn resultaat op. Er is ook een groter raakvlak met andere delen van de organisatie zoals in- en verkoop, service en paneelbouw. Voor deze verandering in werkprocessen is ook een andere aanpak nodig.
Volwassenheidsmodel
Het volwassenheidsmodel is een theorie die centraal staat bij het bepalen van de huidige- en gewenste situatie. In de weg ernaartoe is samenwerking cruciaal. Er wordt gekeken naar het perspectief, de organisatie, de ontwerpbenadering en de bedrijfswaarde waarop gestuurd wordt. Verschillende invalshoeken die cruciaal zijn om met elkaar te komen tot een roadmap.
Het ontwerpproces van de organisatie is belangrijk. Klantwensen en afbakening vanuit de offerte worden er vertaald in een praktische oplossing, waar veel keuzes leiden tot een best haalbare oplossing. En niet onbelangrijk, deze oplossing moet eerst nog geproduceerd worden. De interne klant is daarom een belangrijke stakeholder. Ervaring leert dat hier veel in te halen valt, zowel in kwaliteit als kwantiteit. Ook kan de engineer weinig voor elkaar krijgen zonder de juiste (inrichting van) tools.
“Organisatorische verandering gaat niet van de ene op de andere dag.“
Een ander aspect is de organisatie: volgens welk principe wordt gewerkt? Welke organisatiestructuur wordt gehanteerd? Is er sprake van een project-gedreven organisatie? Het inzicht op deze inrichting wordt in de Context Analyse ook meegenomen en in perspectief geplaatst van het fasemodel.
Roadmap
Dankzij jarenlange expertise en onderzoek is Yellax gekomen tot een fasemodel die bedrijven in staat stelt om stap voor stap te werken aan een toekomstbestendig en efficiënt ontwerpproces. Een interview met directie en alle belangrijke stakeholders is daarin belangrijk voor het complete plaatje. Na het bepalen van de huidige en gewenste situatie is de weg er naartoe de uitdaging. Dat leidt tot een ‘roadmap’ of routekaart. Die bevat veel informatie, zoals de verwachte vervoersmiddelen (IT), de verantwoordelijkheden op deze reis en het aantal tussenstops. De bevindingen uit de Context Analyse en de routekaart worden vervolgens uitgebreid met elkaar besproken. De verwachte snelheid en kosten tot de eerste tussenstop worden voor het eerste gedeelte van de route inzichtelijk.
Basisprincipes
De roadmap is een praktische stap-voor-stap oplossing die naar de specifieke situatie van de klant wordt aangescherpt. Veel klanten hebben gelijksoortige ontwerpprocessen, al kan de optimale route per klant verschillen. Soms is het doel ambitieus of juist met weinig inspanning te bereiken. Er zijn daarbij een aantal basisprincipes vanuit het fasemodel van belang:
- Er kan geen stap worden overgeslagen in het model door het maximale verandervermogen van een organisatie;
- Het ingaan van een volgende fase bevat een interventie. Dit zorgt voor een nieuwe manier van samenwerken, nieuwe KPI’s en mogelijk een andere organisatiestructuur, een ander ontwerpproces en/of andere applicaties;
Samen op reis
Het belang van samenwerking blijft groot. Tijdens het uitvoeren van de roadmap wordt gezamenlijk met klanten opgetrokken, en regelmatig gespiegeld en geëvalueerd. Hierbij wordt gebruik gemaakt van elkaars kennis- en ervaring. Dat is cruciaal om de reis tot een succes te maken en binnen de verwachte tijd het einddoel te behalen.
! Ook interessant: de blog over het verschil tussen project en procesresultaat. Je leest het hier.