Een krachtige oplossing voor het capaciteitsprobleem in electrical engineering
21 augustus 2024
Werk je in een organisatie binnen de industriële automatisering? Dan ken je de uitdagingen: beperkte hardware-capaciteit, weinig nieuwe talenten, en steeds grotere en complexere projecten. De capaciteitsproblemen zorgen niet alleen voor problemen om projecten de deur uit te krijgen, ze blokkeren de groei van je organisatie. Het team wordt gefrustreerd en raakt overbelast omdat de huidige capaciteit en het huidige proces de gewenste groei van de organisatie niet aankunnen. Pogingen tot procesverbetering mislukken vaak door de hoge projectdruk, en de toekomst ziet er somber uit: de vergrijzing wordt alleen maar groter, de vraag naar projecten blijft stijgen en klanten gaan steeds meer eisenstellen. De urgentie is groot en wordt alleen maar groter. Organisatie moeten gaan bewegen, willen ze concurrent blijven.
Is standaardiseren dan de oplossing? Niet helemaal. Standaardiseren alleen is niet genoeg. Hoeveel pogingen zijn er bij jullie al gedaan om een goede standaard op te zetten? En hoeveel daarvan zijn er geslaagd? Voor zowel een machinebouwer, als systemintegrator is standaardiseren heel effectief. Echter, met alleen de standaard ben je er niet. Het is noodzakelijk dat het ontwerpproces evengoed onder de loep genomen wordt. In deze blog leggen we uit hoe een gestructureerd proces eruit ziet, wat het effect is van zo’n proces, hoe om te gaan met verschillende klantstandaarden én hoe het proces het mogelijk maakt om toch de groeiambities van je organisatie waar te maken. We gaan een reeks aan blogs delen waarin we dieper ingaan op de processtappen en we willen starten in deze blog met de uitleg van het gehele proces.
.
Het Proces
Laten we beginnen met een kleine spoiler: het is niet nieuw wat we gaan vertellen. Zodra je dit gelezen hebt zul je herkennen dat een groot deel van het proces waarschijnlijk al wordt toegepast in je organisatie, alleen niet bewust.
.
Stap 1: De aanvraag
Het proces begint bij de aanvraag van de eindklant. De klant wil een prijsopgave en inschatting van de beoogde deadline, terwijl jij de risico’s en benodigde uren wilt weten. Zodra de opdracht gegund is, is de tijdsdruk al aanzienlijk hoog vanwege een strakke leverdatum en staan de engineers te popelen om te starten. Dit enthousiasme wordt echter vaak getemperd door het gebrek aan cruciale informatie van de eindklant. Om snel vooruitgang te boeken wordt vaak teruggegrepen naar oude projecten en worden er aannames gedaan omdat de klant niet altijd tijdig reageert op verzoeken om ontbrekende gegevens aan te leveren.
We horen dagelijks van bedrijven dat de kwaliteit van de aangeleverde gegevens steeds slechter wordt. Dit probleem wordt alleen maar erger door het vertrek van technische specialisten bij de eindklant. Bovendien zijn de eindklant en leveranciers vaak nog bezig met het definitieve ontwerp, waardoor ze de benodigde gegevens simpelweg nog niet weten. Gegevens komen gefragmenteerd binnen en vaak via verschillende kanalen. Er zitten tegenstrijdigheden in deze gegevens en engineers gaan aannames doen omdat ze door moeten met het project. Met een goed en duidelijk ontwerpproces worden risico’s samen met de eindklant kleiner gemaakt en stijgt de tevredenheid. We vertellen er graag meer over.
.
Stap 2: Pre-engineering
Stap 2 van het proces is de pre-engineering fase. In deze fase stuurt de klant een wirwar aan projectgegevens die vaak tegenstrijdig zijn en via verschillende kanalen binnenkomen, zoals e-mail, kick-off meetings, telefoon en WeTransfer. Het doel van pre-engineering is om orde te scheppen in deze chaos. Alle discrepanties tussen de verschillende gegevens moeten in kaart gebracht worden, aangezien deze grote verstoringen in het proces kunnen veroorzaken. Een goede pre-engineeringsfase resulteert in gestructureerde data, minder verstoringen, minder risico’s, en meer begrip bij de eindklant van de uitdagingen waarmee je geconfronteerd wordt. Helaas wordt vaak te weinig tijd besteed aan deze stap, terwijl het meer aandacht verdient vanwege de onwaarschijnlijke waarde en tijdswinst die het kan opleveren. Zelf ontdekte wij een zeer unieke waarde in de relatie tussen datakwaliteit en projecturen.
.
Stap 3: Project Standaardiseren
Na de pre-engineeringsfase is de volgende stap het definiëren van unieke uitvoeringsvormen. Dit wordt de standaardisatie fase van het project, ook wel bekend als het creëren van typicals (macro’s) en formulieren. Hier komen de klanteisen en klantstandaarden aan bod. Het doel is om het project zo effectief mogelijk uit te voeren. Dit houdt in:
- Het identificeren van het aantal unieke objecten, oftewel varianten, in het project. Gemiddeld zijn er zo’n 20 unieke objecten per project waaronder motoren, kleppen en sensoren.
- Het analyseren van de hoeveelheid repeterend werk in het project. Alle objecten die vijf keer of meer voorkomen, zijn rendabel om te automatiseren.
- Het beoordelen van de door de eindklant aangeleverde macro’s.
- Het inventariseren van bestaande macro’s en de nog te maken macro’s.
- Het in kaart brengen van aanvullende eisen van de eindklant.
Voor elk object wordt één voorbeeldmacro of -formulier gemaakt, die vervolgens met de eindklant wordt besproken. Het is belangrijk om de eindklant duidelijk te maken dat deze macro’s later in het proces niet meer aangepast kunnen worden zonder aanzienlijke extra tijd en kosten.
.
Stap 4: Automatiseren
Door repeterende taken te automatiseren, kunnen ervaren engineers zich richten op specialistisch werk, zoals kastindelingen of veiligheidssystemen. In de automatiseringsstap richten we ons op de objecten die meer dan vijf keer voorkomen. Met behulp van tools zoals EEC-one, Cogineer, Ebuild, AutoCAD Electrical of Typical Manager worden deze objecten “slim” gemaakt. Alle mogelijke attributen (data) worden aan de objecten toegekend en de macro’s worden in de benodigde groottes geknipt, zodat ze later in het project op de juiste wijze kunnen worden gegenereerd.
.
Stap 5: Project Verwerken
Tijdens de projectverwerkingsfase worden de aangeleverde gegevens van de eindklant ingeladen in de applicaties en geconfigureerd met de gemaakte objecten. Dit geeft een overzicht van de ontbrekende gegevens, waarna we ons richten op data-engineering. Wijzigingen in gegevens kunnen gemakkelijk worden gespot en de impact ervan wordt inzichtelijk. Het voordeel van deze stap is dat we tot op heden alleen bezig zijn geweest met de voorbereiding van het voor-ontwerp en nog niet met het tekenen of engineeren van het detail-ontwerp. Dit geeft de eindklant meer tijd om de juiste data te achterhalen en het definitieve ontwerp af te ronden. Het grootste voordeel is dat er nog niets getekend is, waardoor wijzigingen in de data nauwelijks effect hebben. Aannames hoeven niet meer gedaan te worden en je kunt gerichter met de eindklant kijken naar specifieke ontbrekende gegevens. Hoe vaak gebeurd het niet dat we een groot Excel bestand opsturen met de vraag “wil je de ontbrekende gegevens invullen” en de cellen ook nog markeren om het duidelijk te maken. Vervolgens krijg je een antwoord met daarin precies de gegevens die je op dat moment niet nodig hebt… jammer van de effort aan beide kanten. Door het anders te doen en gericht te vragen naar specifieke gegevens wordt de respons hoger én de kwaliteit beter!
.
Stap 6: Nabewerking
Aan het einde van de stap “Project verwerken” worden de tekeningen gegenereerd. Hierdoor staan 70% tot soms wel 90% van de tekeningen en formulieren al in het tekeningenpakket. De overige 10% tot 30% is specialistisch werk waarvoor domeinkennis en ervaring van engineers nodig is. Het is cruciaal om met de klant te bespreken dat wijzigingen aan de macro’s of formulieren na deze stap veel tijd kosten om aan te passen. Proces-technisch moet je dan namelijk weer terug naar de stappen standaardisatie en automatisering voordat de wijzigingen kunnen worden verwerkt. In essentie zou dit niet nodig moeten zijn omdat je bij de stap “standaardisatie” al overeenstemming hebt bereikt met de klant over de macro’s en formulieren.
.
Stap 7: Controleren
De laatste stap is de controlefase. Alles wordt grondig gecontroleerd om de kwaliteit te garanderen voordat het tekeningenpakket wordt opgeleverd en overgedragen aan de paneelbouw.
De kracht van een gestructureerd ontwerpproces is dat je de beperkte engineeringscapaciteit heel gericht kan gaan inzetten. Ervaren engineers zijn geen tijd meer kwijt aan herhalende taken en kunnen zich concentreren op de taken waarin hun domeinkennis en ervaring nodig is. Het proces geeft ook de mogelijkheid om engineers in te zetten in specifieke processtappen. De ene engineer krijgt energie van standaardiseren en de ander van project verwerken of data engineeren. Dit maakt dat we minder afhankelijk zijn van de all-round engineer en dat we andere engineers met andere ambities en competenties kunnen inzetten in specifieke stappen. Hierdoor wordt de aannemingsprocedure voor nieuwe engineers makkelijker én het maakt je proces schaalbaar!
.
Onze eigen reis
De afgelopen drie jaar hebben we dit ontwerpproces opgezet en geoptimaliseerd bij Yellax. Voor die tijd ondersteunde we klanten in de vorm van detachering, alleen droeg dat niet voldoende bij aan de toegevoegde waarde van onze klanten en aan onze missie om het ontwerpproces productiever te maken. Met onze nieuwe projectaanpak, genaamd ProjectResultaat, doen we dit wel! Met klanten die echt willen groeien, gaan we de uitdaging aan om de groeiambities van onze klanten waar te maken en samen projecten te realiseren via een hele productieve ontwerpstraat. Wie Yellax al kent weet dat vele jaren ervaring hebben met standaardiseren, automatiseren en project verwerken. Wij ervaren dagelijks dat onze klanten heel erg veel domeinkennis hebben en erg goed zijn in het bedenken en ontwerpen van specials. Deze kracht combineren we door samen projecten uit te voeren en een ieder in zijn kracht te zetten. Het resultaat voor onze klanten? Flexibele capaciteit, snel op en afschalen in piekmomenten, een beheersbaar en schaalbaar ontwerpproces, geen beperking meer in je engineerscapaciteit en het allerbelangrijkst: de mogelijkheid om de groeiambities van je organisatie waar te maken!
“Met Yellax kun je groeien”